Mit der digitalen Signatur lassen sich Unterschriften der Mitarbeiter direkt im Dokument platzieren.

Wie kann man die Unterschrift im Profil einstellen?

Im oberen, rechten Bereich lässt sich über das eigene Profil die Accountverwaltung aufrufen.

Durch einen Klick auf das Symbol “Unterschrift bearbeiten” - oben rechts - öffnet sich ein Dialogfenster.

Hier kann nun die Unterschrift hinterlegt oder bearbeitet werden. Entweder kann ein vorgegebener Stil ausgewählt oder die Unterschrift selbst gezeichnet werden.

Wie können Dokumente als unterschriftspflichtig markiert werden?

Wenn Sie Dokumente für Ihre Mitarbeiter hochladen, haben Sie die Möglichkeit, dieses als unterschriftspflichtig zu markieren, indem Sie einfach das entsprechende Häkchen bei "Unterschrift erforderlich" setzen. Nun wechselt das einseitige Formular in ein mehrseitiges Formular.

Wie können Mitarbeiter für Unterschriften ausgewählt werden?

Im Schritt 2 "Unterzeichner" gibt es nun die Möglichkeit, Mitarbeiter für die Unterschrift hinzuzufügen und die Reihenfolge der Unterschriften festzulegen.

Der Mitarbeiter, in dessen Akte sich das hochgeladene Dokument befindet, ist stets die erste Position in der Reihenfolge.

Über die Pfeiltasten auf der linken Seite lässt sich die Reihenfolge der weiteren Unterzeichner anpassen.

Via Papierkorb-Icon auf der rechten Seite lassen sich Einträge wieder löschen. Mit Klick auf den "Nutzer Hinzufügen" Button lassen sich weitere Unterzeichner hinzufügen.

Wie können die Positionen der Unterschriften im Dokument festgelegt werden?

Im Schritt 3 "Unterschriften" gibt es nun die Möglichkeit die Positionen der Unterschriften festzulegen.

Im linken Seitenmenü lässt sich die gewünschte PDF-Seite per Klick auswählen.

Mit einem Klick auf den farbigen Mitarbeiter-Button lässt sich der Unterzeichner auswählen, sodass ein gleichfarbiger, verschiebbarer Unterschriften-Block im Dokument hinterlegt wird.

Bitte beachten Sie, dass der platzierte Unterschriften-Block nach Klick außerhalb des sichtbaren Bereichs liegen kann (Standard: in der Mitte der aktuellen Seite).

Dieses Vorgehen wiederholt sich für alle Unterzeichner.

Mit erneutem Klicken auf den farbigen Mitarbeiter-Button lassen sich (wenn gewünscht) auch mehrere Unterschriften pro Mitarbeiter platzieren.

Durch einen Klick auf das Kreuz-Icon lassen sich Unterschriften entfernen.

Durch einen Klick auf den rechten, unteren Rand des Unterschriften-Blocks lassen sich via Mausbewegung die Unterschriften vergrößern und verkleinern.

Wie kann die Benachrichtigung an die Mitarbeiter angepasst werden?

Im Schritt 4 "Mitteilung" lässt sich der E-Mail Betreff und Text individuell anpassen.

Nach Speichern dieses Dialoges bekommt der erste Mitarbeiter in der Reihenfolge eine Benachrichtigungsmail, dass seine Unterschrift für ein Dokument erforderlich ist.

Wie kann der Mitarbeiter das Dokument unterschreiben?

Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail Benachrichtigung, dass ein Dokument zur Unterschrift bereitliegt.

Nach Klick auf den Link gelangt der Mitarbeiter zum passenden Dokument und kann dieses nach erfolgreichen Login in der Plattform unterschreiben.

In dem Dialog "Dokument unterschreiben" hat der Mitarbeiter nochmals die Möglichkeit seine Unterschrift anzupassen (Stil auswählen oder Zeichnen).

Nach Klick auf "Übernehmen und Unterschreiben" wird die Unterschrift im Dokument generiert und das Dokument aktualisiert.

Nun wird der nächste Mitarbeiter in der definierten Reihenfolge per E-Mail informiert, bis alle Mitarbeiter das Dokument unterschrieben haben.

Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit den Unterschreiben-Dialog zu schließen, um das Dokument zu sichten und anschließend über das Drei-Punkte-Menü zu unterschreiben.

Wie kann der aktuelle Unterschriften-Status eines Dokuments eingesehen werden?

Über die Dokumenten-Übersichts in der Spalte "Signatur Status" lässt sich der aktuelle Signatur-Status einsehen.

• Offen: Unterschriften von Mitarbeitern sind noch ausstehend
• Abgeschlossen: Keine ausstehenden Unterschriften von Mitarbeitern