Schichtplan erstellen und veröffentlichen

Ein Schichtplan gilt für einen Standort und einen Zeitraum, zum Beispiel eine Kalenderwoche. Sie legen den Plan an, erstellen die Schichten, besetzen sie und veröffentlichen den Plan. Erst danach sehen die Mitarbeitenden ihre Schichten.

Schichtplan anlegen

1. Klicken Sie im Menü links auf Schichtplan und wählen Sie oben rechts den Standort. Klicken Sie dann neben der Überschrift Schichtplan auf +.

2. Füllen Sie im Fenster Schichtplan erstellen die Felder aus: Zeitraum (zum Beispiel Woche), Kalenderwoche auswählen, Name des Schichtplans und Standort auswählen. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Der neue Plan hat den Status Neu.

Schichten anlegen

3. Klicken Sie auf einen Arbeitsbereich, um ihn aufzuklappen. Unter jedem Tag erscheint ein Plus im Kreis. Klicken Sie beim ersten Tag der Schicht darauf.

4. Geben Sie der Schicht einen Namen, zum Beispiel „Frühschicht“. Tragen Sie Beginn, Ende, Pause (min) und die Mitarbeiteranzahl ein. Unter Schicht wiederholen markieren Sie die weiteren Wochentage, an denen die Schicht genauso stattfindet. Optional wählen Sie eine Schichtfarbe und ergänzen Geplanter Umsatz in €, Tags oder eine Notiz. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Mitarbeitende zuweisen

5. Klicken Sie im Plan auf die Schicht und wechseln Sie in den Reiter MITARBEITER AUSWÄHLEN. Klicken Sie unter Verfügbare Mitarbeiter auf eine Person. Unter jedem Namen steht, wie viele Stunden die Person in dieser Woche schon verplant ist und wie viele Wochenstunden ihr Vertrag vorsieht, zum Beispiel „00:00 / 34:00 Stunden“.

6. Die Person steht jetzt unter Zugewiesene Mitarbeiter. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Plätze besetzt sind, zum Beispiel (2/2). Klicken Sie auf SPEICHERN.

Die Zuweisung gilt für die Schicht an diesem einen Tag. Die übrigen Tage besetzen Sie am schnellsten in der Mitarbeiter-Ansicht, siehe Artikel „Schichten in der Mitarbeiter-Ansicht zuteilen“.

Schichtplan veröffentlichen

7. Ist der Plan fertig, klicken Sie oben rechts auf Veröffentlichen. Bis dahin steht neben dem Namen des Plans der Status Neu.

8. Das Fenster zeigt, wer benachrichtigt wird: alle Mitarbeitenden, die im Zeitraum des Plans einer Schicht zugewiesen sind. Der Betreff ist schon ausgefüllt. Unter Mitteilung (optional) können Sie eine Nachricht ergänzen. Klicken Sie auf VERÖFFENTLICHEN.

Gut zu wissen

• Solange ein Plan den Status Neu hat, sehen die Mitarbeitenden ihre Schichten nicht und können sich auch nicht auf freie Schichten bewerben.
• Ob sich Mitarbeitende auf freie Schichten bewerben dürfen, stellen Sie pro Standort ein. Mehr dazu im Artikel „Schichtplaneinstellungen nach Standort“.